Rudalpe Lech am Arlberg (c) Markus Gmeiner / Vorarlberg Tourismus

Sichere Betriebe

 

Gästeregistrierung/Kontaktnachverfolgung
Contact Tracing

 

Contact Tracing, das Management von Kontaktpersonen, ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Infektionskette nachzuverfolgen und möglichst frühzeitig unterbrechen zu können. Deshalb wurde die Gästeregistrierung unter anderem in der Gastronomie verpflichtend eingeführt.

Kostenloses, digitales Covid-19-Gästebuch zum flächendeckenden Einsatz

Wie die Betriebe die Kontaktdaten ihrer Gäste erheben, steht ihnen grundsätzlich frei. Im Rahmen des Winterkodex Vorarlberg wurde eine digitale, einfach zu handhabende Lösung auf Basis eines QR-Codes evaluiert, die auch branchenübergreifend eingesetzt werden kann.

Zur Unterstützung der Betriebe beim Contact Tracing hat sich das Land Vorarlberg gemeinsam mit allen Vorarlberger Destinationen auf den landesweiten Einsatz der digitalen Contract Tracing-Lösung der Firma mtms Solutions GmbH aus Salzburg geeinigt. Den Vorarlberger Betrieben steht bis 31. Oktober 2021 eine kostenlose und branchenunabhängige QR-Code-Lösung zur Verfügung, die den Aufwand für Betrieb und Gast so gering als möglich hält.

So funktioniert das digitale Gästebuch:
  • Betriebe registrieren sich im eigenen Vorarlberg-Zugang und erhalten individuelle QR-Codes, die gut sichtbar im Eingangsbereich angebracht und auf den Tischen aufgelegt werden.
  • Mit dem ersten Scan erfolgt die Registrierung des Besuchers und er kann den gewünschten Messengerdienst auswählen (WhatsApp oder SMS).
  • Die im Hintergrund verifizierte Telefonnummer, Nickname sowie Zeitpunkt des Check-in werden im System erfasst und der Besucher erhält je nach Einstellung eine Registrierungsbestätigung. Vorteil: Der Gast muss keinerlei App downloaden oder persönliche Daten eingeben,
  • Durch Scan des QR-Codes und Senden einer vordefinierten Nachricht kann sich der Besucher nun beliebig ein- und auschecken.
  • Die Daten liegen bei mtms und nicht beim touristischen Betrieb.
  • Beim Contact Tracing übernimmt mtms die Kommunikation mit der Behörde und übermittelt die Besucherdaten. Die Behörden verfügen damit umgehend über die zur raschen Kontaktaufnahme benötigten verifizierten Telefonnummern.
  • Gästedaten werden nur bei einem Beschluss der Gesundheitsbehörde weitergegeben.
  • Alle erfassten Besucherdaten werden fristgerecht, nach 28 Tagen, gelöscht.

Je breiter die digitale Contact Tracing-Lösung in den Destinationen zum Einsatz kommt, umso besser lässt sich der Weg des Gastes abbilden. Im Fall der Fälle können Kontaktpersonen so einfach, rasch und diskret informiert werden.

  • Digitales Gästebuch: Registrierungsprozess für den Gast pdf (4 MB)

FAQ: Pflicht zur Gästeregistrierung

Für welche Branchen gilt die Pflicht zur Gästeregistrierung?

Die Pflicht zur Gästeregistrierung gilt neben der Gastronomie auch für Veranstaltungen (Kultur und Sport). Das digitale Gästebuch steht aber auch dem Handel und anderen Branchen kostenlos zur Verfügung.

Welche Informationen muss der Betrieb laut Verordnung bei der Registrierung seiner Gäste einholen?

Der Betrieb muss in der Lage sein, folgende Daten schriftlich bekannt zu geben:

– Familien- und Vorname
– Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
– Datum und Uhrzeit des Betretens der Betriebsstätte
– soweit vorhanden Nummer des Verabreichungsplatzes

Bei Verwendung des digitalen Registrierungssystems von mtms ist sichergestellt, dass auf Verlangen der Bezirkshauptmannschaft verifizierte Daten (Telefonnummer) in Verbindung mit Datum und Uhrzeit des Betretens der Betriebsstätte übermittelt werden können. 

Wie lange müssen die Daten der Gästeregistrierung aufbewahrt werden?

Der Betreiber, Verein oder Veranstalter hat die Daten für die Dauer von 28 Tagen vom Zeitpunkt der Erhebung aufzubewahren und danach unverzüglich zu löschen.

Können auch mehrere Personen gleichzeitig registriert werden?

Im Fall von Besuchergruppen, die ausschließlich aus im gemeinsamen Haushalt lebenden Personen bestehen, genügt die Bekanntgabe der Daten von nur einer dieser Besuchergruppe angehörigen erwachsenen Person. Bei allen anderen Besuchergruppen muss sich jede Person einzeln registrieren.

Gilt die Pflicht zur Gästeregistrierung auch für Hausgäste im Restaurant?

In Beherbergungsbetrieben, in denen nur Hausgäste (Geschäftsreisende) speisen, die einen zugewiesenen Sitzplatz haben, ist keine Registrierung notwendig. In Betrieben mit Hausgästen ohne zugewiesenen Sitzplatz sowie in Betrieben mit gemischten Gästen (Hausgäste und externe Gäste) ist die Registrierung für alle notwendig. Wenn getrennte Räumlichkeiten vorhanden sind, ist die Registrierung nur dort notwendig, wo auch externe Gäste sind.

Gilt die Registrierungspflicht auch für Bäckereien, Tankstellen, Metzgereien, etc.?

Die Pflicht zur Gästeregistrierung gilt für Betriebe mit Gastgewerbeberechtigung. Wenn Gastronomie nur im untergeordneten Umfang (Kaffee in der Bäckerei, Leberkässemmel an der Tankstelle, etc.) stattfindet, besteht keine Registrierungspflicht.

Ersetzt die digitale Gästeregistrierung (Contact Tracing mtms) die Stopp-Corona App des Österreichischen Roten Kreuzes - und umgekehrt? 

Nein. Die Gästeregistrierung ersetzt nicht das fortlaufende Tracing der Stopp-Corona App des Österreichischen Roten Kreuzes, die darauf beruht, dass bei einem positiven Fall der Betroffene selbst die Meldung an mögliche Kontaktpersonen auslöst.

Auch gilt die Stopp-Corona-App nicht als Ersatz für das verpflichtende Contact Tracing.

FAQ: Digitales Gästebuch von mtms Solutions - Registrierung

Muss das Digitale Gästebuch von mtms Solutions verwendet werden?

Nein. Dieses digitale Gästebuch ist eine Empfehlung für den landesweiten Einsatz, um den Aufwand für Betrieb und Gast so gering wie möglich zu halten.

Muss der Betrieb Lizenzgebühren für das Digitale Gästebuch von mtms Solutions entrichten?

Nein,  die Nutzung ist für Vorarlberger Betriebe bis 31. Oktober 2021 kostenlos. Die Registrierung für Betriebe erfolgt über den Vorarlberg-Zugang.

FAQ: Digitales Gästebuch von mtms Solutions - Anwendung

Wie kann sich der Gast registrieren?

  • Der QR-Code wird gut sichtbar platziert.
  • Der Gast registriert sich durch den Scan des QR-Codes (Check-in und Check-Out). Der Gast kann hierzu die normale Handy-Kamera oder eine App zum scannen des QR-Codes verwenden.
  • Der Gast wählt die gewünschte Registrierungsart: WhatsApp oder SMS.
  • Der Gast gibt alle notwendigen Informationen an.
  • Durch das Senden der Nachricht wird die verifizierte Telefonnummer, Vor- und Nachname und die Uhrzeit erfasst.

Hinweise für Betriebe:

  • Fehlermeldung “Registrierung per WhatsApp”: Sollte der Gast bei Registrierung per WhatsApp eine Fehlermeldung bekommen (z.B., dass WhatsApp nicht installiert ist, obwohl der Gast die App installiert hat), bitten Sie den Gast im Browser die Einstellung “Links in App öffnen” auszuwählen.
  • Funktion “Registrierung via Anruf” : Diese Funktion wurde am 25.3.2021 deaktiviert, da laut Bundesverordnung (gilt für Veranstaltungen Kultur & Sport) neben der Telefonnummer oder Mail-Adresse auch Vor- und Nachname anzugeben sind. Dies wäre bei Registrierung via Anruf nicht gegeben. Somit kann sich der Gast nach dem QR-Code-Scan via WhatsApp oder SMS registrieren.

    Jene Betriebe, welche die Anruf-Funktion vor dem 25.3.21 bereits aktiviert hatten, können die Funktion weiterhin nutzen. Die Funktion kann vom Betrieb aber auch jederzeit deaktiviert werden. Wird dem Gast die Registrierung per Anruf ermöglicht, fallen für den Betrieb pro registriertem Anruf € 0,02 an. 

Wann fallen für mich als Betrieb Kosten an?

Für den Betrieb fallen nur dann Kosten an, wenn …

… nach erfolgreichem SMS-Check-in bzw. Check-out ein SMS-Antworttext an die Gäste gesendet wird. Diese Einstellung kann aber auch deaktiviert werden. Dadurch erhalten jene Gäste, die sich per SMS registrieren, keine automatisierte Bestätigung und es fallen keine Kosten für den Betrieb an. Der Anbieter mtms empfiehlt, den Antworttexte zu aktivieren. Die Kosten betragen pro SMS € 0,05 in Österreich und € 0,08 innerhalb der EU.

… dem Gast der Check-In via Anruf ermöglicht wird (seit 25.3.21 bei neuer Registrierung nicht mehr möglich). Pro registriertem Anruf fallen € 0,02 an. Diese Einstellung kann ebenfalls deaktiviert werden. Dadurch bleibt den Gästen noch die Möglichkeit, sich per WhatsApp oder SMS  zu registrieren.

Beide Einstellungen können auch nach Registrierung angepasst werden. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall den technischen Support-Dienst von mtms unter service@mtms.at.

Wie kann ein Betreiber kontrollieren, ob sich seine Gäste über die digitale Lösung registriert haben?

Über die gesendete Nachricht auf dem Smartphone der Gäste kann der Betreiber die Registrierung kontrollieren. Konkret nachvollziehbar wird der Check-in, sobald der Gast den Antworttext erhalten hat.

Wie lautet der Antworttext bei erfolgreichem Check-In und Check-Out?

Check In: Willkommen! | Welcome!

Check Out: Auf Wiedersehen. Wir freuen uns, Sie bald wieder bei uns zu begrüßen! | Goodbye! We are looking forward to welcoming you again soon!

Die Antworttexte können im Admin-Bereich jederzeit angepasst werden (Administration > Konfiguration).

Wie funktioniert der Check-out und ist dieser verpflichtend?

Bei Registrierung über den QR-Code kann der Gast den QR-Code erneut scannen, um auschecken. Es wird automatisch die gleiche Anzahl an Personen ausgecheckt die eingecheckt wurde.

Es gibt außerdem die Möglichkeit einen Check-Out/Verlassen-Button einzurichten, der beim Check-In zusammen mit dem Antworttext gesendet wird. Dadurch ist der Check-Out für den Gast sehr einfach und unkompliziert möglich. Um diese Funktion zu nutzen, verwenden Sie den Platzhalter {LOGOUT_HINT} im Antworttext. Beispiel: Willkommen! | Welcome! {LOGOUT_HINT}

Die Antworttexte können im Admin-Bereich jederzeit angepasst werden (Administration > Konfiguration).

Der Check-out ist nicht verpflichtend. mtms Solutions empfiehlt jedoch den Gast auf den Check-out aufmerksam zu machen, um die Auslastungsstatistik des Betriebes nicht zu verfälschen. Nach 2 Stunden wird der Gast vom System automatisch ausgecheckt.

Kann ich auch nummerierte QR-Codes für meine Tische generieren?

Ja. In dem Mail mit Ihren Zugangsdaten finden Sie einen Link zur Generierung von nummerierten QR-Codes für Tische. Wir empfehlen nummerierte QR-Codes. Vorlagen für Plakate und Tischkarten mit QR-Code finden Sie in unserem Kommunikations-Kit.

Kann ich mich auch ohne Mobiltelefon registrieren?

Ja. Alternativ gibt es die Möglichkeit, sich über eine Webseite zu registrieren. Die jeweiligen Links (in deutscher und englischer Sprache) finden Sie im Mail mit Ihren Zugangsdaten sowie in Ihrem Admin-Bereich unter Administration > Widgets > Webformular DE oder EN. Dort können Sie auch die Texte bei Registrierung über das Webformular anpassen.

In diesem Fall kann der Gastgeber dem Gast für die Registrierung z.B. ein Tablet zur Verfügung stellen oder der Gastgeber übernimmt die Eingabe.

Bei Registrierung über die Webseite gibt es derzeit keine Möglichkeit, den Gast manuell auszuchecken.

FAQ: Digitales Gästebuch von mtms Solutions - Vorlagen, Support und Notfallhotline

Gibt es Vorlagen für Plakate und/oder Tischkarten mit QR-Code?

Ja. In unserem Kommunikations-Kit werden neben den Grafiken auch QR-Code-Vorlagen zum Download zur Verfügung gestellt.

Gibt es einen Support für dringende technische Probleme?

Bei dringenden technischen Problemen mit der digitalen Registrierungslösung (z.B. Systemausfall) können Sie sich an den Anbieter mtms wenden:

Mail: service@mtms.at
Telefon Geschäftszeiten: +436225 29 010 700
Telefon außerhalb der Geschäftszeiten – in dringenden Fällen: +436225 29 010 800

Gibt es eine Notfallhotline bei Verdachtsfällen?

Sollten Sie von der Gesundheitsbehörde kontaktiert werden oder ein gerichtlicher Beschluss vorliegen, so verweisen Sie die Behörde bitte an:
E-Mail: corona@mtms.at
Tel.: 06225 290 10 700 (außerhalb der Geschäftszeiten 06225 290 10 800)
Diese Hotline ist ausschließlich für Contact Tracing Fälle!

mtms übernimmt den weiteren Austausch mit den zuständigen Behörden.

Was passiert wenn ich von der Behörde wegen einem positiven COVID-19 Fall in meinem Betrieb (Gast) kontaktiert werde?

mtms Solutions übernimmt die Kommunikation mit der Behörde für Sie. Bitte verweisen Sie die zuständige Behörde an die mtms-Notfallnummer. mtms stellt bei behördlichem Beschluss die benötigten Kontaktdaten in einem elektronischen Format zur Verfügung.

Notfallhotline:
E-Mail: corona@mtms.at
Tel.: 06225 290 10 700 (außerhalb der Geschäftszeiten 06225 290 10 800)
Diese Hotline ist ausschließlich für Contact Tracing Fälle!

Wie soll ich vorgehen wenn einer meiner Mitarbeiter positiv getestet wurde?

Kontaktieren Sie bitte die zuständige Gesundheitsbehörde sofern Ihr Mitarbeiter das noch nicht getan hat. Im selben Zug geben Sie der Behörde Bescheid, dass die Erfassung der Gästedaten über Ihr Digitales Gästebuch geschehen ist. Die Behörde soll sich für die Kontaktdaten Ihrer Gäste direkt an mtms Solutions wenden.

FAQ: Analoge Alternative für die Gästeregistrierung?

Gibt es eine analoge Alternative, wenn die technische Infrastruktur nicht besteht?

Ein Formular zur Handerfassung wird auf der Webseite der Wirtschaftskammer Vorarlberg zur Verfügung gestellt: http://wkv-tourismus.at/gaesteregistrierung.

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